Dit privacy reglement is per 25 mei 2018 van toepassing. Dit reglement wordt verzonden naar de klanten van Nanny Service Nederland en is daarnaast in te zien op de website van Nanny Service Nederland.

1. Inleiding
Nanny Service Nederland gaat zorgvuldig om met de privacy gegevens van haar klanten en personeel. Hierbij wordt voldaan aan de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet AVG verwerkt.
• Nanny Service Nederland heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
• Binnen Nanny Service Nederland is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat voor de uitoefening van hun functie nodig is.

2. Gegevens klanten
2.1 doel gegevensverwerking
Nanny Service Nederland verzamelt alleen gegevens van ouders, kinderen en Nanny’s in het kader van de uitoefening van haar taken.
Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
• Het opstellen van een bemiddelingsovereenkomst in verband met de zoekopdracht uitzetten en een Nanny werven voor een gezin.
• verzorgen van de werving en selectie van een Nanny met als doel een Overeenkomst van Opdracht afsluiten tussen ouders en Nanny.
• Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met de facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
• Het onderhouden van contacten met ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
• Het onderhouden van contacten met de Nanny’s
• Het aanvragen van subsidie/toeslagen, het inschrijven van een Nanny’s/gastouder in het Landelijk Register Kinderopvang
• Voldoen aan de wet kinderopvang

2.2 Gegevens die worden vastgelegd
Nanny Service Nederland legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang.

• Kind
o Naam
o Adresgegevens
o BSN kind
o Geboortedatum
o Soort opvang

• Ouders
o Naam
o Adresgegevens
o Geboortedatum
o Telefoon (vast,mobiel)
o Email
o BSN ouder
o Bankrekeningnummer

• Nanny/gastouder
o Naam
o Adresgegevens
o Geboortedatum
o Telefoon
o Email
o BSN Nanny
o bankrekeningnummer

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

• Opvang
o Risico inventarisatie Veiligheid en Gezondheid
o Observatieverslagen
o Protocol toedienen geneesmiddelen
o Protocol vervoersregeling
o Protocol buikslapen en inbakeren
o Evaluatie met Nanny
o Evaluatie met ouder
o Belangrijke gegevens
o Vluchtplan
o Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen

3. Overige afspraken en richtlijnen
3.1 Gedragscode medewerkers
Voor de werknemers en franchisenemers van Nanny Service Nederland geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacy gevoelige gegevens van ouders, Nanny’s en collega’s.
• Privacy gevoelige onderwerpen worden besproken op kantoor met ouders en Nanny’s. De informatie blijft binnen het team.
• De interne notulen en notities in Portabase zijn alleen voor intern gebruik, hier worden wel namen genoemd.
• Op de risico inventarisatie worden namen genoemd. Dit document wordt aangeboden aan de desbetreffende gemeente en GGD.
• In de observatielijsten worden alleen initialen gebruikt. De observaties worden bewaard in de protocollenmap.
• Tegen ouders en Nanny’s wordt niet negatief gesproken over collega’s of andere ouders en Nanny’s.
• Er worden geen gegevens over medewerkers verstrekt zonder medeweten van betrokkenen.
• Er worden geen privé gegevens van Nanny en ouders verstrekt aan andere klanten van Nanny Service Nederland.
• Computers op kantoor zijn beveiligd met een wachtwoord
• Schriftelijke gegevens worden zorgvuldig opgeborgen
• Cv’s van sollicitanten worden maximaal 1 jaar bewaard, tenzij de sollicitant hier bezwaar tegen heeft. In het volgende kalenderjaar worden de gegevens vernietigd.
• Er wordt toestemming aan de sollicitant gevraagd om deze in te schrijven in de vacaturemail. De sollicitant dient zichzelf weer uit te schrijven, via de button onder aan de email.

3.2 Social Media
Medewerkers en Nanny’s mogen niet zonder toestemming van de ouders foto’s of berichten, van de op te vangen kinderen plaatsen op, Social Media kanalen.

3.3 Google analytics
Via de website verzamelen wij cookies om data te verzamelen. Bezoekers dienen akkoord te gaan met de cookies, tijdens een website bezoek. Via deze cookies verzamelen wij in google analytics anonieme gegevens over onze website bezoekers.

3.4 Verwerkingsovereenkomst
Nanny Service Nederland laat haar gegevens door verschillende organisaties verwerken. Met deze organisaties is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
• Administratiesysteem Portabase
• Gemba CMS systeem voor de Nanny app
• Finshare accountant/ aplusbadviesgroep
• Kaartje posten
• Arbo Anders
• Mailchimp

4 Inzage, controle en wijziging van gegevens
4.1 Rechten klanten
Ouders en Nanny’s hebben het recht hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders of Nanny’s een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in de gegevens die Nanny Service Nederland over hen of de kinderen verwerkt.

Daarnaast hebben klanten van Nanny Service Nederland het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzage verzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk onjuist, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder of Nanny, hoeft er geen sprake te zijn van verwijtbaar gedrag door Nanny Service Nederland. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Nanny Service Nederland. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemd rechten zijn niet onbeperkt. Het is mogelijk dat Nanny Service Nederland een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Nanny Service Nederland wettelijk niet toegestaan om bepaalde gegevens te verwijderen. Nanny Service Nederland zal de gegevens verwijderen na afloop van de bewaartermijn.

Een verzoek van een klant wordt binnen 4 weken beantwoord. Er wordt dan aangegeven of het verzoek wordt nageleefd, of een beargumenteerde weigering.

4.2 bewaren van gegevens en bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Voor gegevens voor de belastingdienst staat een bewaartermijn van 7 jaar. Voor de rest van de persoonsgegevens wordt een termijn van 2 jaar gehanteerd.

Gegevens                                        bewaartermijn

4.3 Beveiliging
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal , daar waar het gaat om gegevens met betrekking tot inschrijving in het Landelijk Register Kinderopvang voor de kinderopvangtoeslag. De digitale gegevens staan in het administratiesysteem Portabase. Dit systeem is goed beveiligd waarbij alle medewerkers een eigen inlog hebben. Daarnaast wordt er in het systeem vastgelegd wie welke handeling verricht.

4.4 Uitwisseling van gegevens
Ten behoeve van de uitvoering van haar taken wisselt Nanny Service Nederland persoonsgegevens uit met derden; belastingdienst, gemeente, GGD enz.

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt als er een wettelijke grondslag aanwezig is en het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Dit is bij kinderopvangtoeslag het geval.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen met derden verstrekt indien de klant hiervoor toestemming heeft gegeven.

Ouders hebben altijd recht op inzage in het dossier van hun kind. Nanny Service Nederland heeft de plicht om met ouders in gesprek te gaan over zorgen rondom het kind. Nanny Service Nederland heeft een meldplicht en zal hier bij de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld volgen.

4.5 Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachten procedure worden ingediend. Wij geven er de voorkeur aan de klacht intern op te lossen en gaan graag met ouder in gesprek.
Wij zullen binnen 2 weken schriftelijk reageren op de klacht. Klachten kunnen worden gestuurd naar onderstaand adres. De klachtenregeling is terug te vinden in de protocollenmap.

Nanny Service Nederland
Kennnemerplein 13a
2011 MH Haarlem
telefoonnummer: 023 737 05 52
office@nannyservicenederland.nl